在家工作變Plan B 電子化助監察表現
2020年4月1日

疫情引發的一場大規模work from home實驗,揭示一般香港公司的運作仍然非常原始。「由於公司系統沒有數碼化,員工在家工作,只能用WhatsApp來溝通和報數,數據無法分析,翻查資料又麻煩。」本地公司Codefree Soft創辦人Harry Wong道破一個令人尷尬的事實:科技不支援港人在家工作。

毋須IT知識

數碼化是全球大趨勢,問題是怎樣提供到便宜、快捷、應用應泛的方案。在香港,編寫程式成本高昂,又要因應千變萬化的公司業務作出修改,令不少老闆卻步,特別是香港有98%以上的商業單位都是資金有限的中小企。

有見及此,Codefree Soft於五、六年前創建了Dragonce這個雲端開發平台,毋須編寫程式,只需drag and drop就可自行設計各類報表及業務流程,如人事管理的請假申請、客戶銷售紀錄、報價單紀錄等,度身訂造出符合自身所需的工作系統。客戶既可選擇直接購買軟件,或者只買解決方案,最低可便宜至1000元港幣一個月。

公司聯合創辦人Warner Hong指出,這套系統的特點是容易操作,即使沒有深厚的IT知識,亦能輕鬆駕馭,而且很有彈性,可以隨時因應情況作出修改。他說:「我們不是取代IT人,而是讓IT人可以做其他更有價值的工作。」Harry補充:「傳統IT人思維是,數碼化要融合公司本身的系統,但我覺得起碼要踏出第一步。」

監察「扮工」

目前Dragonce共有約50名客戶,包括數間上市公司,一間能源公營機構,以及生產力促進局(HKPC)。Harry稱,肺炎下,這套系統大派用場。「之前HKPC在三個月內自行將二百多份表格電子化,無縫銜接員工在家工作。」

該軟件最大的應用,是監督和匯報。有客人要求同事每日填寫電子表格,向主管報告工作進度,格式統一之餘,又方便儲存和統計。另一功能,是不同資料可以設定不同的指定接收者和權限,確保重要資料可保密。

疫症突如其來,怎樣快速應變成為關鍵。Harry強調Dragonce可在三個小時內完成一個數碼工作系統,最新傑作,是一個讓員工自行用手機匯報體溫和身處地點的程式,「電子表格會定時自動在員工的手機彈出,他們要填寫並拍照證明身處地點。」

設立WFH應變方案

身為老闆的Harry怎樣看work from home?「員工一定喜歡,但是老闆不太願意,因為難以量化及監察員工的工作表現。」但是經過今次的大規模疫情,Harry相信許多公司一定會設立一個work from home的緊急應變方案,以備不時之需。「老闆突然醒覺,如果同事不上班,那公司會有很大的損失。那他一定會想到時要怎樣去維持生產力!」

——原文請閱四月份《信報財經月刊》封面專題